PROJEKTVORSCHLAG
KI-Controlling, Corporate LLM
& Telefonie-Entlastung
für die CGH Himmelsthür
Aufbau einer zentralen Datenbasis mit automatisiertem Controlling-Dashboard, unternehmensweiter Knowledge Base und intelligenter Telefonie-Entlastung – damit Transparenz, Echtzeitdaten, Unternehmenswissen und Kundenkommunikation nicht länger von Excel-Tabellen, einzelnen Köpfen und manuellen Anrufen abhängen.
⚠️HERAUSFORDERUNG
Blindflug zwischen den Monatsabschlüssen
Das Controlling läuft über manuelle Excel-Tabellen – jede Führungskraft separat. Zwischen den Monatsabschlüssen gibt es keine tagesaktuellen Zahlen zu Wareneinsatz, Einkäufen, Umsätzen oder Budget-Abweichungen. Ca. 40 Stunden pro Monat fließen allein in manuelle Datenerfassung.
Fragmentierte Datenlandschaft
Unterschiedliche Datenpipelines, E-Mail-basierte Bestelleingänge, 3 externe Bestellsysteme und eine veraltete Warenwirtschaft mit schlechter API (22 Minuten für ein Produktionsmonitor-Update). Daten aus Sistrix, PDFs und diversen Quellen müssen manuell zusammengeführt werden.
Wissen in einzelnen Köpfen
Unternehmenswissen ist nicht zentral verfügbar, sondern auf wenige Mitarbeiter verteilt. Unterschiedliche Informationsstände bei 130 Mitarbeitern an zwei Standorten. Hohe Abhängigkeit von externen IT-Dienstleistern und dem Fachwissen Einzelner.
Telefonie bindet Kapazitäten
Wiederkehrende Standard-Anfragen zu Speiseplänen, Allergenen und Bestellungen binden wertvolle Mitarbeiter-Zeit. Außerhalb der Öffnungszeiten gehen Anrufe verloren, bei kurzfristigen Änderungen (z.B. Allergene) müssen Kunden manuell kontaktiert werden.
✅LÖSUNG
Zentrale Datenbasis & Echtzeit-Controlling
Aufbau einer Single Source of Truth mit eigener Datenbank und 100% anpassbarem Dashboard. Alle Datenquellen – Warenwirtschaft, Bestellsysteme, E-Mails – fließen automatisiert zusammen. Tagesaktuelle KPIs zu Wareneinsatz, Umsatz und Budget-Abweichungen auf Knopfdruck.
Corporate LLM & Knowledge Base
Unternehmensweite Wissensdatenbank, die allen Mitarbeitern über einen KI-Agenten sofort Antworten liefert – zu Prozessen, Produkten, Richtlinien und internem Know-how. Wissen verschwindet nicht mehr mit einzelnen Personen.
KI-Agent für Reports & dynamische Abfragen
Ein intelligenter KI-Agent, der auf die zentrale Datenbasis zugreift und direkte Fragen beantwortet: „Wie war der Wareneinsatz letzte Woche?", „Welche Standorte liegen über Budget?" – ohne manuelle Auswertung, ohne Warten auf den Monatsabschluss.
Intelligente Telefonie-Entlastung
Voice Agent für Inbound und Outbound: Standard-Anfragen automatisch beantworten, proaktiv bei Änderungen informieren, 24/7 erreichbar sein. Die Mitarbeiter werden entlastet und können sich auf komplexe Anliegen konzentrieren.
So setzen wir es um
Drei Säulen – Controlling-Automatisierung, Corporate LLM und Telefonie-Entlastung – die sich gegenseitig verstärken. Die zentrale Datenbasis bildet das Fundament für alles. 12 Monate Beratung & Implementierung – modular, skalierbar und in eurem Eigentum.
PHASE 1 – Zentrale Datenbasis & Controlling
KERNSTÜCKMonat 1–4
- Aufbau der zentralen Datenbank (Supabase) mit eigenem Authentifizierungs-Layer und differenzierten Zugriffsrechten
- Anbindung der bestehenden Systeme – Warenwirtschaft, Bestellsysteme, E-Mail-Eingänge – über APIs oder smarte Extraktionsmechanismen
- Entwicklung eines 100% anpassbaren Controlling-Dashboards mit visueller KPI-Darstellung
- Automatisierte Berichte und Auswertungen – Schluss mit 40h/Monat manueller Datenerfassung
- Echtzeitdaten bei Bedarf: Wareneinsatz, Einkäufe, Umsätze, Budget-Abweichungen tagesaktuell
PHASE 2 – Corporate LLM & Knowledge Base
WISSENSFUNDAMENTMonat 4–8
- Aufbau einer unternehmensweiten Knowledge Base – Prozesse, Richtlinien, Produktwissen, internes Know-how zentral verfügbar
- Integration des Corporate LLM in die zentrale Datenbank – eine Quelle der Wahrheit für Mensch und KI
- KI-Agent für dynamische Abfragen: Controlling-KPIs, Reports und Unternehmenswissen per Chat abrufbar
- Onboarding und Training der Mitarbeiter – damit das System ab Tag 1 genutzt wird
- Qualitätssicherung: Was die KI nicht beantworten kann → Eskalation → Einpflegen → System lernt
PHASE 3 – Telefonie-Entlastung & Voice Agent
KOMMUNIKATIONMonat 8–10
- Inbound Voice Agent für die Hotline – automatische Bearbeitung von Standard-Kundenanfragen (Speisepläne, Allergene, Bestellungen)
- Outbound-Calls bei schnellen Produktänderungen (z.B. Allergene) – Kunden und Einrichtungen proaktiv informieren
- Intelligente Anruf-Weiterleitung: Standard-Anfragen automatisiert, komplexe Fälle gezielt an die richtige Person
- Erreichbarkeit auch außerhalb der Öffnungszeiten – kein verpasster Anruf mehr
- Voice Agent greift auf Knowledge Base und Controlling-Daten zu – konsistente, aktuelle Auskünfte
PHASE 4 – Optimierung & Skalierung
FEINSCHLIFFMonat 10–12
- Performance-Optimierung aller Systeme auf Basis von Nutzungsdaten und Feedback
- Erweiterte Automatisierungen auf Basis der zentralen Datenbasis, Knowledge Base und Telefonie
- Predictive Analytics: Bedarfsprognosen, Wareneinsatz-Optimierung und automatische Nachbestellvorschläge
- Übergabe, Dokumentation und finale Mitarbeiter-Schulungen – das System gehört euch
Controlling, Knowledge Base und Telefonie verstärken sich gegenseitig: Die zentrale Datenbasis liefert die Zahlen, das Corporate LLM macht sie per Chat zugänglich, und der Voice Agent nutzt beides für automatisierte Kundenkommunikation. Zusammen ersetzen sie Excel-Chaos, Flurfunk und manuelle Hotline-Arbeit durch ein integriertes, intelligentes System.
Sofortiger Impact im Controlling
40 Stunden manuelle Arbeit pro Monat – ca. 40.000 € pro Jahr – die ab Tag 1 des Go-Lives eingespart werden. Das Dashboard liefert sofort Transparenz, ohne auf den Monatsabschluss warten zu müssen.
Eine Datenbasis für alles
Die zentrale Datenbank ist das Fundament für Controlling, Knowledge Base, Telefonie und alle zukünftigen Use Cases. Einmal richtig aufgebaut, beliebig viele Anwendungen darauf.
Telefonie entlastet
Standard-Anfragen automatisch bearbeitet, Erreichbarkeit rund um die Uhr, proaktive Outbound-Calls bei Änderungen. Das Team kann sich auf die wirklich wichtigen Gespräche konzentrieren.
Euer System, eure Daten
Alles wird in eurer eigenen Infrastruktur aufgebaut. 100% anpassbar, keine Vendor-Abhängigkeit. Wir bauen es, schulen euer Team – und übergeben den Schlüssel.
Was auf dem Fundament möglich wird
Diese Use Cases werden möglich, sobald Datenbasis und Knowledge Base stehen.
E-Mail & Bestell-Automatisierung
Automatische Verarbeitung eingehender Bestellungen per E-Mail, intelligente Zuordnung zu Bestellsystemen und automatisierte Bestätigungen – statt manueller Dateneingabe.
Mitarbeiter-Onboarding per KI
Neue Mitarbeiter an beiden Standorten erhalten über den KI-Agenten sofort Zugang zu allem relevanten Wissen – Prozesse, Richtlinien, Ansprechpartner. Einarbeitungszeit drastisch reduziert.
Standort-übergreifende Prozessautomatisierung
Einheitliche, automatisierte Workflows für beide Standorte – von der Bestellung bis zur Auslieferung. Weniger manuelle Abstimmung, weniger Fehler, mehr Effizienz.
Erweitertes Reporting & Benchmarking
Standortvergleiche, Lieferanten-Benchmarks und automatisierte Management-Reports. Die Geschäftsführung erhält alle relevanten Kennzahlen ohne Nachfragen – wöchentlich, monatlich oder on-demand.
LAUFZEIT
12 Monate
NÄCHSTER SCHRITT
KI-Audit & Projektstart
INTEGRATION
Warenwirtschaft, Bestellsysteme, Sistrix
Über Everlast AI – Ihr KI-Partner
Everlast AI ist Deutschlands am schnellsten wachsende KI-Beratung und ein Pionier im Bereich der digitalen Unternehmenstransformation. Als deutsches Unternehmen mit Standorten in Neu-Ulm (Bayern) und Biberach an der Riß (Baden-Württemberg) verbinden wir die Zuverlässigkeit und Qualitätsstandards des deutschen Mittelstands mit internationaler Reichweite und Innovationskraft.
🧑💻TEAM & KAPAZITÄTEN
Unser 30-köpfiges Team besteht aus hochqualifizierten KI-Experten, Entwicklern und Unternehmensberatern. Wir verfügen über ein spezialisiertes Entwicklerteam, das komplexe KI-Lösungen von der Konzeption bis zur produktionsreifen Implementierung umsetzt – inklusive Datenbanken, Dashboards, Corporate LLMs, Voice Agents und Automatisierungen.
🌍INTERNATIONAL AUFGESTELLT – NETZWERK IM SILICON VALLEY
Während unsere Standorte in Deutschland liegen, pflegen wir ein starkes Netzwerk im Silicon Valley. Durch direkte Kontakte zu den führenden KI-Unternehmen haben wir Zugang zu den neuesten Technologien und exklusiven Tools, bevor sie den breiten Markt erreichen.
⚙️EXPERTISE & SPEZIALISIERUNG
Durch die Zusammenarbeit mit über 200 Partnern und mehr als 2.100 Projekten haben wir einen einzigartigen Erfahrungsschatz aufgebaut. Wir wissen aus der Praxis: Welche Datenarchitekturen skalieren, wie man fragmentierte Systemlandschaften konsolidiert und wo typische Fallstricke bei KI-Projekten lauern.
- Controlling-Automatisierung & Dashboards – Von der Datenkonsolidierung bis zur Echtzeit-KPI-Darstellung
- Corporate LLMs & Knowledge Bases – Unternehmenswissen KI-ready aufbereiten und nutzbar machen
- System-Integrationen – Warenwirtschaft, Bestellsysteme, E-Mail-Pipelines anbinden
- Voice Agents & Automatisierungen – Inbound und Outbound für Kundenservice und Vertrieb
📈MARKTFÜHRERSCHAFT & TRACK RECORD
Mit über 200 Partnern, mehr als 2.100 erfolgreichen Projekten und Deutschlands größtem YouTube-Kanal für KI haben wir uns als führende KI-Beratung im DACH-Raum etabliert. Zusätzlich sind wir zertifizierter Bildungsträger und Mitglied der GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit).
UNSERE STÄRKEN AUF EINEN BLICK
Deutsches Unternehmen mit Standorten in Neu-Ulm und Biberach an der Riß – DSGVO-konform, zuverlässig, qualitätsorientiert
International aufgestellt mit starkem Netzwerk im Silicon Valley und Zugang zu den neuesten KI-Technologien
30+ Experten & großes Entwicklerteam – spezialisiert auf Datenbanken, Dashboards, Corporate LLMs und Automatisierungen
Schlüsselübergabe-Prinzip – Wir bauen es, schulen euch und übergeben. Keine Abhängigkeit, keine versteckten Kosten
Nachgewiesener Track Record – 200+ Partner, 2.100+ Projekte, zertifizierter Bildungsträger, GDD-Mitglied
Nächster Schritt
Lassen Sie uns gemeinsam die Datenlandschaft der CGH konsolidieren und das Fundament für KI-gestütztes Controlling, eine unternehmensweite Knowledge Base und intelligente Telefonie-Entlastung legen.